Notaires et agents immobiliers

La cessation d'un bien immobilier comprenant une citerne est un moment important pour la gestion des réservoirs à combustible au niveau administratif. C'est pourquoi les agents immobiliers et les notaires sont des partenaires privilégiés de la Wallonie.

Lors de la vente d'un bien immobilier, le notaire demande la déclaration et le certificat d'étanchéité/conformité du dépôt pour les citernes de plus de 3000 litres. Pour pouvoir être remplies, ces dernières doivent répondre aux critères de conformité et d'étanchéité et donc porter une plaquette verte. Si la plaquette est rouge, la citerne doit être réparée ou inertée.

En savoir plus sur ce sujet

Pour les Notaires, les extraits conformes sont disponibles directement au départ de la plateforme E-Notariat fournie par la Fédération du Notariat (FedNot). Dans ce cas la facturation des commandes sera réalisée au travers de l'abonnement à la FEDNOT. 

Lorsqu’un titulaire d’obligation a été désigné par l’administration, cette information est accessible en ligne dans la BDES (avec ou sans authentification)

Lors de la vente d’un bien, si un titulaire a été désigné par l’administration et que les obligations sont transférées,  alors l’Administration doit être prévenue conjointement par le vendeur et par l’acquéreur.
Il n’existe pas actuellement de formulaire pour cette notification visée à l’article 31 §7 du décret sols. Il convient donc d’adresser un courrier co-signé par le cédant et le cessionnaire, mentionnant au minimum:

• Le contexte de la vente,
• La référence et la date de la décision de l’administration (DPC)
• Le transfert des obligations,
• Les parcelles cadastrales concernées

Ce document doit parvenir à :
Département du Sol et des Déchets
Direction de l’Assainissement des Sols
Avenue Prince de Liège, 15
5100 NAMUR

Le décret sols impose le fait de disposer d'un extrait conforme de la BDES préalablement à la cession de tout terrain (exemple: vente) ou à la cession de tout permis d'environnement. Cette obligation vient renforcer l'information du cessionnaire.

L’Administration demande aux notaires de d’abord vérifier via le site de la BDES si la parcelle qui était « transparente » n’est pas devenue « pêche » ou « lavande » et/ou si elle a changé de statut. Si la parcelle est restée « transparente » alors l’extrait conforme délivré n’est pas modifié et est donc reste valide pour l’acte définitif. Il est inutile d’introduire une demande de confirmation de l’extrait conforme. L’Administration n’est pas en mesure de traiter ce flux.

Si des modifications de contenu sont apparues, une actualisation peut être demandée, et ce exclusivement via E-Notariat. Il s'agit d'une opération gratuite qui aura pour but de rafraîchir le contenu d'un extrait non périmé, à savoir la cartographie, les informations textuelles et la date de délivrance. La date de validité quant à elle ne sera pas modifiée. Cette fonctionnalité ne couvre pas le cas du renouvellement d'un extrait dont la date de validité est dépassée.

Le premier extrait conforme coûte 30 euros et pour les suivants un montant dégressif est appliqué avec un montant maximum de 320 euros. Ce coût correspond à un droit de dossier (rétribution de l'Administration pour un service presté) et donc il n'est pas soumis à la TVA.

A titre indicatif:

Plus précisément, le montant du droit de dossier pour la délivrance de l'extrait conforme est calculé selon la formule suivante :
« M = A + [(N-1) x B] »
Où :

• "M est le montant du droit de dossier";
• "A = 30 euros";
• "N est le nombre de parcelles cadastrées ou non cadastrées concernant le même bien faisant l'objet d'une même demande";
• "B = 10 euros".

Lorsqu'une demande vise au moins une parcelle non cadastrée, le montant du droit de dossier est majoré de 100 euros. Si l'extrait conforme est délivré par voie recommandée, le montant du droit de dossier est majoré de 10 euros. Le montant du droit de dossier est plafonné à 320 euros. Une même demande est limitée à un maximum de 80 parcelles cadastrées ou non cadastrées. Au-delà de ce nombre, la demande est soumise à autorisation préalable suivant les modalités déterminées par le Gouvernement.

Si une erreur s’est produite lors de la commande d’extrait conforme en ligne sur le site de la BDES (par exemple, un extrait conforme payé mais jamais reçu), il est possible de demander un remboursement via le formulaire (voir ci-dessous) à compléter et transmettre à l’adresse e-mail : remboursement.bdes.dgo3@spw.wallonie.be

Pour les demandes d'extraits conformes concernant un nombre de parcelles cadastrées supérieures à 80, le demandeur doit compléter ce formulaire (voir ci-dessous).

Le demandeur y joint une liste des numéros de parcelles cadastrées et/ou une liste des adresses approximatives des parcelles non cadastrées ainsi qu'un plan reprenant la localisation, les contours et éventuellement un identifiant des parcelles ainsi que tout élément permettant de situer précisément ces parcelles, sur base du référentiel cartographique.

Le demandeur annexe la preuve que la liste de parcelles souhaitées relève bien du même acte.

Le demandeur effectue le paiement préalable de la demande d'extraits conformes d'un montant de 320 euros. Une preuve de paiement doit être fournie avec le formulaire. Cette preuve de paiement est un document bancaire reprenant le numéro de compte du demandeur, son nom, la dénomination de l'organisation, le cas échéant, en communication, le montant payé et la date du paiement.

Le demandeur envoie le formulaire et les documents : soit par e-mail, soit par courrier à Direction de la Protection des Sols - Avenue Prince de Liège, 15 à 5100 JAMBES.

Dès réception de la demande d'extrait conforme au moyen du formulaire, les délais suivants s'appliquent:

• Délai pour informer de la recevabilité, l'incomplétude ou l'irrecevabilité : 20 jours.
• Délai pour traiter la demande recevable et complète : 15 jours.

La durée de validité de l'extrait conforme utilisé pour passer un acte notarié est d'un an maximum à dater de sa délivrance. Dans le cas d'une demande de permis d'environnement/d'urbanisme/unique, sa durée de validité est de 3 mois.

Il se périme toutefois quand des modifications des données inscrites à la BDES sont intervenues sur la parcelle concernée postérieurement à la délivrance de l’extrait conforme, ou quand une obligation de réaliser une étude de sol pour la parcelle concernée survient postérieurement à la délivrance de l’extrait conforme. Lors d'une vente, il est donc recommandé de s'assurer que l'extrait conforme correspond toujours aux informations inscrites dans la BDES, en l'interrogeant.

En haut à droite de l'extrait conforme se trouve la formule "valide jusqu'au..." : elle peut induire en erreur. Il faut exclusivement comprendre cette date comme étant celle avant laquelle les notaires peuvent obtenir par E-Notariat une délivrance gratuite d'un nouvel extrait conforme pour la même parcelle dans le cas où l'extrait d'origine a également été obtenu par E-Notariat.

Trois méthodes d’obtention des extraits conformes de la Banque de Données de l’Etats des Sols sont disponibles:

E-Notariat

Pour les Notaires, ces documents sont disponibles directement au départ de l’application "Cadastre", sur le portail E-Notariat. Dans ce cas, la facturation des commandes sera réalisée au travers de l'abonnement à la FedNot.

BDES

Pour les citoyens non-notaires, ces extraits conformes peuvent être obtenus via le site web de la BDES, en suivant cette procédure.

Pouvoirs publics

Enfin, pour les organismes publics, il est possible de se faire délivrer un extrait conforme en demandant l'application de l'article 20 de l'AGW.